Importar Clientes de Planilha

Para que serve

Você recebeu a lista de clientes numa planilha (outro sistema, vendedor, rede com vários locais de entrega) e não quer digitar um por um. A importação lê a planilha, mostra antes o que vai acontecer com cada linha e grava só o que você marcar: cliente novo vira cadastro novo; mesmo CNPJ com outro nome fantasia vira nova filial do mesmo código; nome fantasia que já existe é reconhecido e, por padrão, pulado. Nada é gravado até você clicar em Importar e confirmar.

1. Abrir a importação

Cadastros → Clientes e Fornecedores → Inclusão / Alteração, clique com o botão direito na lista de clientes e escolha Importar clientes de planilha... (logo abaixo de "Replicar campos para outros clientes...").

Não abriu? Peça ao administrador a permissão Importar clientes de planilha.

2. Escolher o arquivo

Três pontinhos (ou F4) ao lado de Planilha:

Tipo	Observação
.xlsx / .xls	precisa do Excel instalado; é lida a primeira aba
.csv	não precisa do Excel (sem Excel, salve a planilha como CSV); separado por ponto e vírgula, vírgula ou tabulação

Primeira linha é cabeçalho fica marcado quando a 1ª linha tem os nomes.

3. Ligar as colunas

À esquerda aparece cada campo do cadastro. Em Coluna da planilha, escolha de qual coluna vem aquele campo. O sistema já sugere pelo nome do cabeçalho (Razão Social, Nome Fantasia, CNPJ/CPF, Fone, E-mail, CEP, UF, Município...).

(não importar): o campo fica como o cadastro novo deixaria.
(valor fixo): o mesmo valor em todas as linhas — por exemplo, Tipo de cadastro = C (cliente), F (fornecedor), A (ambos); ou Entrega: cidade = BOITUVA e Entrega: UF = SP quando a planilha só traz rua, número e bairro da entrega.
A coluna Exemplo mostra o primeiro valor da planilha, para conferir.
A coluna Formato (só nas linhas de endereço completo) diz como o endereço está escrito; Automático descobre sozinho.

Planilha só com fantasia e endereço de entrega (mesmo CNPJ em todas)

É o caso da rede com vários locais de entrega: todas as linhas têm o mesmo CNPJ e mudam só a fantasia e a entrega.

Situação	O que o sistema faz
o CNPJ já está no cadastro	a linha vira Nova filial do código X e os dados principais (razão social, endereço, telefones, e-mail...) vêm do cadastro da matriz; o que a planilha trouxer vale mais
o CNPJ ainda não existe	com Consultar CNPJ na SEFAZ para raiz nova marcado, o sistema consulta a SEFAZ uma vez e preenche o que a planilha não trouxe

A coluna Observações da prévia mostra de onde vieram os dados ("do código 1 filial 0" ou "SEFAZ SP"). A razão social (vai na nota fiscal) é sempre a da matriz ou da SEFAZ nesses casos, mesmo que a planilha traga outra; só a fantasia vem da planilha.

O nome fantasia é obrigatório: é por ele que o sistema reconhece o cliente que já existe. Da próxima vez, a ligação que você fez volta sozinha.

Endereço numa coluna só

Se a planilha tem o endereço inteiro numa célula, ligue-a em Endereço completo (separar) (ou Entrega: endereço completo):

Como está escrito	O que o sistema faz
com CEP (ex.: `Rua A, 100 - Centro - Campinas/SP - 13000-000`)	consulta o CEP e usa logradouro, bairro, cidade e UF da consulta; do texto aproveita o número e o complemento
sem CEP (`Logradouro, Número - Bairro - Cidade/UF`)	separa pelo formato; o CEP pode vir de outra coluna
só rua, número e bairro (`Rua Mário Grosso, 388 - Bairro Jardim Oreana`)	ligue Entrega: cidade e Entrega: UF como valor fixo; o sistema separa o texto e procura o CEP pelo endereço

Aceita "Bairro" antes do bairro, "nº 293", número sem vírgula nem traço (Rua X 385 Centro), s/n e abreviações (R., Av., Profa.). Se o automático errar, escolha o Formato na linha da ligação.

Quando a separação fica em dúvida (sem bairro, bairro diferente do CEP, sem número) ou o CEP de entrega não foi encontrado, a linha fica amarela e desmarcada para você conferir — ela pode ser importada assim mesmo.

4. Gerar a prévia

Clique em Gerar prévia. Cada linha mostra a Ação:

Ação	Cor	O que acontece ao importar
Novo cliente	normal	cadastro novo, com código novo
Nova filial do código X	normal	mesmo código, próxima filial
Já existe — pular	normal	nada
Já existe — atualizar	normal	atualiza só os campos ligados
Erro: motivo	vermelha	não grava; a coluna Motivo / como resolver diz o que fazer
conferir (endereço, CEP da entrega, SEFAZ)	amarela	grava só se você marcar

A legenda das cores fica abaixo da grade. A coluna Importar diz o que vai ser gravado: clique nela (ou tecle espaço); Marcar/Desmarcar todos valem só para as linhas que podem ser gravadas. Atualizar os que já existem vem desligado; ligado, atualiza só os campos ligados (fantasia e CNPJ/CPF nunca mudam).

Linhas amarelas e vermelhas

Passe o mouse na linha ou leia Motivo / como resolver. Você pode corrigir na própria prévia: logradouro, número, complemento, bairro, cidade, UF, CEP (principal e entrega), telefone e e-mail aceitam digitação (Esc cancela); ao sair da célula a linha é conferida de novo e muda de cor sozinha. Sem CEP, dê duplo clique no CEP para escolher entre os encontrados para o endereço (a rua e o bairro passam a ser os do CEP escolhido). A planilha original não é alterada.

Motivo	O que fazer
sem logradouro / bairro / cidade / UF (principal ou entrega)	ligue a coluna da planilha, use (valor fixo) ou preencha na prévia
sem CEP (principal)	idem; com logradouro, cidade e UF o sistema procura o CEP sozinho (aceita uma letra diferente no nome da rua); com vários encontrados, dê duplo clique no CEP para escolher
CEP da entrega não encontrado / com candidatos	dê duplo clique no CEP da entrega para escolher na lista; ou importe sem CEP e preencha na ficha, ou corrija o nome da rua na prévia
conferir endereço (sem bairro, bairro duvidoso...)	corrija na prévia, escreva `Rua, Número - Bairro - Cidade/UF` ou escolha o Formato
CNPJ/CPF inválido · sem CNPJ/CPF · sem razão social	corrija na planilha (zero da frente, dígitos); ligue a coluna ou use valor fixo
nome fantasia repetido na planilha (linha N) · sem nome fantasia	a fantasia é única: dê um nome a cada local
cidade sem código IBGE · UF inválida · CEP inválido	confira a grafia da cidade/UF; sigla do estado; CEP com 8 dígitos
cadastro não consultado na SEFAZ	confira o CNPJ; com razão social e endereço na planilha, importa assim mesmo
tipo de pessoa / tipo de cadastro inválido	F/J e C/F/A/T, ou deixe a coluna sem ligar
e-mail inválido · texto maior que o campo	corrija ou apague na prévia

5. Importar

Clique em Importar e confirme. Linhas gravadas ficam verdes; a barra mostra quantas gravaram e falharam (uma falha não para as outras). No fim, o sistema oferece a planilha das linhas que ficaram de fora, com as colunas MOTIVO NÃO IMPORTADO e COMO RESOLVER e os valores corrigidos na prévia.

O que não muda: cliente que já existe só é alterado com a opção de atualizar ligada; campo não ligado fica com o padrão do cadastro novo (ou, na filial, como está na matriz); cobrança, contas bancárias, tabela de preço, vendedor e rota não vêm da planilha — use Replicar campos para outros clientes... depois.

Perguntas frequentes

A linha diz "CNPJ/CPF inválido", mas o número está certo. O Excel corta o zero da frente de número; o sistema completa os zeros só quando a quantidade de dígitos deixa claro se é CPF ou CNPJ.

Importei errado. Como desfaço? Não há desfazer: cada inclusão vai para o log do sistema; desative na ficha.