Para que serve
O Contas a Pagar é a carteira de tudo o que a empresa deve: contas de compra, despesas avulsas, impostos, folha, boletos de fornecedor. Cada linha é um título (um documento a pagar), com fornecedor, valor, vencimento, plano de contas e centro de custo.
A partir dele você consulta o que vence, paga (dá baixa), estorna uma baixa errada, parcela um valor e faz alterações em lote em vários títulos de uma vez.
🔑 Título que veio de um Pedido de Compra nasce aqui automaticamente. Você não relança — só paga. O que se lança à mão aqui são as contas avulsas (sem compra), e há uma tela própria para despesa recorrente (Lançamento de Despesas).
Como abrir
Financeiro → Contas a Pagar
A tela tem duas abas:
| Aba | O que é |
|---|---|
| Tabela | a lista dos títulos, com um filtro grande no topo |
| Ficha | o título aberto: abas Geral, Informações Adicionais e Baixas |
Teclas
| Tecla | Ação |
|---|---|
| F1 | Incluir um título avulso |
| F2 | Alterar o título selecionado |
| F3 | Consultar / voltar para a lista |
| F4 | Excluir o título |
| F6 | Pagar — abre a baixa do título |
| F11 | Gravar |
| Espaço | marca / desmarca o título (Modo Seleção) |
| Botão direito | menu contextual com as ações disponíveis para o título |
O caminho mais rápido
Pagar um título
- Filtre a lista por Fornecedor, Vencimento ou Situação.
- Selecione o título e pressione F6 (Pagar).
- Informe a data, a conta, o meio de pagamento e o valor pago.
- Confira os dados e confirme a baixa.
Corrigir um pagamento feito por engano
- Selecione o título pago.
- Abra o menu do botão direito e escolha Estornar.
- Confirme o estorno e faça o pagamento novamente com os dados corretos.
Como conferir se deu certo
O status do título passa para Quitado ou Pago parcialmente, conforme o valor pago. A conta corrente escolhida também deve mostrar o lançamento.
A lista (aba Tabela)
Filtro — cabeçalho da consulta
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Situação | Em aberto · Pago parcialmente · Quitado · Todos · Apenas Abertos |
| Fornecedor | filtra por nome/fantasia do fornecedor |
| Histórico | procura no texto do histórico do título |
| Pagamento (Meio de Pagamento) | caixa de seleção múltipla de meios de pagamento |
| Contas: | Todos · Apenas Compras · Apenas Despesas |
| Emissão | período pela data de emissão: Hoje, Mês atual, Mês anterior, Últimos 7/30/60 dias, Ano atual, Personalizado, Todos |
| Vencimento | período pela data de vencimento: os mesmos, mais Até o Final do Ano, Próximo Mês e Até o Próximo Mês |
| Grupo Econômico | filtra pelos fornecedores de um grupo econômico (Delete apaga) |
| Nota / até Nota | faixa de número de nota fiscal |
| Controle (ID) | abre direto o título pelo número de controle interno |
| Vencidos | só os títulos já vencidos |
| Modo Seleção | liga as caixas de marcar por linha (para ações em lote) |
| Recebidos / Não Recebidos | filtra pela sinalização "Recebido" (veja abaixo) |
| Diferenciar | destaca visualmente compras × despesas na lista |
Rodapé da lista
Mostra Em Aberto, Total Selecionado e Desconto Total dos títulos marcados — soma ao vivo conforme você marca linhas no Modo Seleção.
Colunas da lista
Sel. · R. (Recebido) · Conta Corrente · Emissão · Fornecedor · Pcl (parcela) · Valor Total · Baixado · Vencimento · Compra · Nota · C. Nota (contra-nota) · Frequência · Situação · Controle Interno · Histórico · Número.
"Recebido" é uma sinalização manual sua — serve para marcar "já recebi o documento/boleto deste fornecedor". Não tem efeito no pagamento; é só organização. Marca pelo botão direito → Sinalizar.
Ficha › aba Geral
Os campos do título:
| Campo | O que é | Obrigatório |
|---|---|---|
| Pagar para (Fornecedor) | fornecedor do título. Os ícones ao lado abrem o cadastro completo e o cadastro simplificado de fornecedor. | ✅ |
| Origem | de onde veio o título (compra, despesa, avulso…). Só leitura. | |
| Histórico | descrição do título — é por ele que a equipe procura depois. | ✅ (na prática) |
| Documento (Número) | número do documento/nota do fornecedor. | |
| Data de Emissão | data do documento. | ✅ |
| Número | número de controle livre (campo numero). | |
| Conta (Conta Corrente) | conta de onde o dinheiro vai sair. | ✅ |
| Meio de Pagamento | dinheiro, boleto, cartão, PIX… O ícone ao lado abre o cadastro de Meio de Pagamento. | ✅ |
| Condição de Pagamento | à vista, 30 dias, 30/60/90… | ✅ |
| Plano de Contas | classificação contábil da despesa (árvore). O ícone abre o cadastro de Plano de Contas. | ✅ se a empresa exige (veja FAQ) |
| Centro de Custo | centro de custo da despesa (árvore). O ícone abre o cadastro. | |
| Vencimento | data de vencimento do título. | ✅ |
| Verificar dia útil | joga o vencimento para o próximo dia útil se cair em fim de semana/feriado. | |
| Frequência | Única vez (padrão) ou uma recorrência (mensal, quinzenal…). Recorrência transforma o lançamento num carnê de parcelas. | |
| Parcela | número da parcela (≥ 1). | ✅ |
| Pedido de Compra | número da compra que originou o título (quando houver). Só leitura. | |
| Valor | valor do título. Precisa ser maior que zero. | ✅ |
| Pagamento (Contabilidade) | dado de contabilidade do título. |
Descontos e Acréscimos Provisionados
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Desconto (R$) | desconto já previsto para quando o título for pago. |
| Acréscimo (R$) | acréscimo já previsto (ex.: encargo combinado). |
"Provisionado" = combinado antes. O desconto/juros/multa do dia do pagamento você informa na hora da baixa (F6), não aqui.
Ficha › aba Informações Adicionais
| Campo | O que é |
|---|---|
| Competência | mês de competência da despesa (para relatórios por competência). |
| Observações | texto livre do título. |
| Lacre | campo de lacre (uso fiscal/logístico específico). |
| Controle Nota | número de controle da nota ligada. Só leitura. |
| Linha Digitável do Boleto | cole aqui a linha digitável do boleto do fornecedor (só números). O sistema lê vencimento e valor do código e confere com o título. |
Ao informar a linha digitável, o sistema mostra Data de vencimento do boleto, Valor do boleto e o tipo lido do código de barras — e recusa gravar se não bater com o título (veja Validações).
Ficha › aba Baixas
Histórico dos pagamentos já feitos neste título:
Lançamento · Lanç. C. Corrente · Data da Baixa · Conta Corrente · Valor do Documento · Desconto · Juros · Multa · Valor Pago.
Um título quitado em várias vezes tem uma linha por baixa.
Pagar um título (baixa) — F6
Selecione o título e aperte F6 (ou botão Pagar). Na baixa você informa:
| Campo | O que é |
|---|---|
| Data da Baixa | dia em que o pagamento saiu. Obrigatória. |
| Conta Corrente | conta de onde saiu o dinheiro. Obrigatória. |
| Meio de Pagamento | forma usada no pagamento. Obrigatório. |
| Valor / Desconto / Juros / Multa | o valor efetivamente pago e os ajustes do dia. O Valor da baixa é obrigatório. |
Um título pode ser pago parcialmente: baixa hoje uma parte, o restante fica em aberto e some no rodapé como saldo.
Pagar vários de uma vez
Botão direito → Baixar:
- Baixar em Lote — baixa todos os títulos marcados com a mesma conta, data e meio;
- Baixar este Fornecedor em Lote — baixa todos os títulos em aberto do fornecedor do título selecionado.
Estornar uma baixa
Botão direito → Estornar:
- Estornar — desfaz a última baixa do título (volta o valor para aberto e remove o lançamento da conta corrente);
- Estornar este Documento — desfaz todas as baixas do título.
⚠️ Estorno mexe na conta corrente. Confira a data e a conta antes.
Parcelar / gerar parcelas
Só vale para título avulso, sem baixa e sem compra/ofício/nota/serviço ligados (o sistema avisa quando não pode). Botão direito → Parcelas:
| Opção | O que faz |
|---|---|
| Gerar novas parcelas a partir desta | cria N parcelas seguintes mantendo este como a 1ª. |
| Parcelar valor total | divide o valor do título em N parcelas. |
| Gerar parcelas até o final do ano | uma parcela por mês até dezembro. |
O menu Opções → Gerar Parcelas faz o mesmo para o título selecionado.
Alterações em lote
- Marque na grade os títulos que deseja atualizar.
- Deixe selecionado o título que servirá como ponto de partida e abra Mais opções → Alterações em lote.
- A tela traz os valores desse título em campos separados. Marque somente os campos que deseja aplicar e edite seus novos valores. Todos começam desmarcados; apenas os marcados serão atualizados.
- Para o vencimento, marque Dia do vencimento e informe um número de 1 a 31. O mês e o ano de cada título serão preservados. Se o dia não existir naquele mês, será usado o último dia do mês.
- Clique em Continuar, confira os campos e os novos valores na prévia e confirme a atualização.
- Confira o resumo final. Os títulos que não foram atualizados continuam marcados, para que você possa conferir o motivo antes de repetir.
Valor e Desconto têm marcações separadas. Histórico, plano de contas, centro de custo, conta corrente e meio de pagamento também podem ser editados na própria tela, conforme suas permissões e as regras dos títulos.
Um campo fica bloqueado se algum título em aberto da seleção não permitir sua alteração. A tela explica esses bloqueios. Remova os títulos restritos da seleção se quiser aplicar aquele campo aos demais. Títulos com baixa ou com período bloqueado são ignorados e indicados no resumo.
Nos títulos vinculados a compras, Valor e Desconto ficam bloqueados no lote. Para ajustar os valores das parcelas, use a alteração individual do título. Os demais campos seguem as regras do botão Alterar.
Outras ações do título (botão direito)
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Dados da Baixa | abre os dados da baixa já feita para conferência/edição. |
| Copiar Documento / Copiar Documento mantendo a emissão | duplica o título (com data de hoje ou com a data original). |
| Transferir para outra empresa | move o título para outra empresa do grupo. Não permite se já houver pedido ou baixa ligados. |
| Sinalizar → Recebido / NÃO Recebido | marca a coluna "R." (organização, sem efeito financeiro). |
| Escolher Recebimento | vincula o título a um recebimento específico. |
| Encontrar registros deste fornecedor / com o mesmo histórico / com o mesmo documento | filtra a lista por esse critério. |
| Ofício → Ver Ofício / Ver Repasse | abre o ofício ligado ao título, quando houver. |
| Relatórios | analítico/sintético do fornecedor, extrato à pagar, "Visualizar este Documento (Extrato)". |
| Exportar para Excel | manda a lista para uma planilha. |
Botões da barra
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Recibo | imprime o recibo do título — em A4 ou em Cupom. |
| Compras | abre o Pedido de Compra que originou o título. |
| Opções | abre o mesmo menu de ações (Baixar, Estornar, Parcelas, Lote, Transferir, Relatórios…). |
| Informar | selecione o título e clique em Informar, na barra inferior; depois escolha Número de Documento e informe o valor. Essa opção não fica no menu do botão direito. |
| Imprimir | relatório de Contas a Pagar (do pedido, do fornecedor, extrato). |
Validações — o que o sistema confere ao gravar (F11)
| Mensagem | Causa |
|---|---|
| "Você precisa preencher o fornecedor!" | campo Pagar para vazio. |
| "Data do pedido inválida. Verifique o ano informado." | data de emissão inválida. |
| "Data de Vencimento do pedido inválida. Verifique o ano informado." | vencimento inválido. |
| "A frequência não permitida!" | frequência inválida para o tipo de título. |
| "O valor precisa ser maior que 0!" | valor zerado ou negativo. |
| "É necessário escolher uma conta corrente…" | campo Conta vazio. |
| "É necessário escolher uma data de emissão!" | emissão vazia. |
| "É necessário escolher um meio de pagamento!" | Meio de Pagamento vazio. |
| "É necessário escolher uma condição de pagamento!" | Condição de Pagamento vazia. |
| "É necessário escolher uma data de vencimento!" | Vencimento vazio. |
| "É necessário que a parcela seja maior ou igual a 1" / "Valor incorreto para a parcela." | campo Parcela inválido. |
| "É necessário preencher o plano de contas." | a empresa exige plano de contas nas despesas e o campo está vazio. |
| "Para informar a linha digitável, complete o cadastro do fornecedor." | fornecedor sem os dados necessários para validar o boleto. |
| "Erro na digitação da linha digitável." | linha digitável inválida. |
| "Data de vencimento não bate com o vencimento do boleto." | o vencimento do título ≠ o lido no código de barras. |
| "Valor a pagar não bate com o valor do boleto." | o valor do título ≠ o lido no código de barras. |
Ao excluir: título ligado a compra ou com baixa não é excluído — o sistema manda excluir antes a compra, ou estornar a baixa.
Ao estornar um título recorrente com parcelas, o sistema pergunta "Deseja atualizar os pagamentos?".
Perguntas frequentes
A conta da compra apareceu sozinha aqui. Por quê? Todo Pedido de Compra com financeiro gera o(s) título(s) em Contas a Pagar. É o comportamento normal — você só paga.
Não consigo excluir um título. Se ele veio de uma compra, exclua a compra. Se já tem baixa, estorne a baixa primeiro. Título de compra/nota não se apaga por aqui.
Paguei no valor errado. E agora? Botão direito → Estornar (desfaz a última baixa) e baixe de novo com o valor certo. O estorno também tira o lançamento da conta corrente.
"É necessário preencher o plano de contas" — sempre? Só quando a empresa está com "Obriga Plano de Contas nas Despesas? = SIM" (Cadastro de Empresas → Customizações → Outras Opções → Gerais).
Qual a diferença entre o desconto da Ficha e o desconto da baixa? O da Ficha é provisionado (combinado antes). O da baixa é o que de fato aconteceu no dia do pagamento — é esse que entra no valor pago.
Marquei vários títulos e nada acontece nas ações em lote. Ligue o Modo Seleção no filtro e marque as linhas com a barra de espaço. Depois abra Mais opções → Alterações em lote para editar os campos dos títulos marcados.
Recorrência (carnê): como faço? Lance o primeiro título com Frequência diferente de "Única vez" e a condição de pagamento com N parcelas — ou use botão direito → Parcelas.