Para que serve
O Cadastro de Produtos é a base de quase tudo: sem ele não há venda, nota fiscal, compra nem controle de estoque. Cada ficha guarda a descrição, a unidade, o NCM, os impostos (ICMS, IPI, PIS, COFINS, ISS e os da Reforma Tributária), o controle de estoque, os fornecedores e os dados de etiqueta.
🔑 Alguns campos não mudam depois do primeiro uso do produto (a unidade e a validade) — o sistema avisa. Pense neles antes de gravar.
Como abrir
Cadastros → Produtos → Inclusão / Alteração
O caminho mais rápido
Cadastrar um produto novo
- Abra Cadastros → Produtos → Inclusão / Alteração.
- Pressione F1 (Incluir).
- Preencha a descrição, a unidade, o NCM, a finalidade e os demais dados pedidos pelo seu tipo de produto.
- Revise as abas Preço, Estoque e Impostos.
- Pressione F11 (Gravar).
Alterar um produto já cadastrado
- Localize o item pela Pesquisa Rápida.
- Selecione o produto e pressione F2 (Alterar).
- Faça a alteração e pressione F11 (Gravar).
Como conferir se deu certo
O produto volta para a lista com os dados atualizados e pode ser localizado pela pesquisa. Se ele não aparece na venda ou na compra, confira as opções Em Vendas?, Em Compras? e Ativo na ficha.
| Aba | O que é |
|---|---|
| Tabela | a lista, com a Pesquisa Rápida no topo |
| Ficha | a ficha do produto: abas Principal, Preço, Estoque, Impostos, Serviços, Contábil / Fiscal, Fornecedores, Imagem e Etiquetas/Rastreabilidade |
Teclas
| Tecla | Ação |
|---|---|
| F1 | Incluir |
| F2 | Alterar |
| F4 | Desativar (não apaga — ver FAQ) |
| F9 | abrir o Cadastro de Impostos do produto |
| F11 | Gravar |
A lista — Pesquisa Rápida
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Nome / Código | filtra durante a digitação. |
| Grupo / Classificação / Tributação / Finalidade / UN | filtros por grupo, classificação, tipo de imposto, finalidade e unidade. |
| Ativo | SIM · NÃO. |
| Ordenação | ordem da lista. |
A grade é colorida por Finalidade: finalidade não preenchida, serviço, uso e consumo (a legenda fica no rodapé).
Colunas: Código · NCM · Descrição · Unidade · Grupo · Tipo Imposto · Classificação · Peso Líquido · Peso Bruto · Tipo · Benefício Fiscal · Classificação Tributária.
Aba: Principal
Códigos
| Campo | O que é | Obrigatório |
|---|---|---|
| Código | código do produto. Não se repete. Não pode ser nulo. | ✅ |
| Código opcional (uso interno) | um segundo código livre, só para o seu controle. | |
| NCM | classificação fiscal da mercadoria. Tem que ter 8 dígitos. Copiar NCM copia o valor. | ✅ |
| EAN (GTIN) | código de barras. Para NF-e só vale GTIN 8, 12, 13 ou 14 (ou em branco). |
Descrição e classificação
| Campo | O que é |
|---|---|
| Descrição | nome do produto na nota. Obrigatório. |
| Nome Comercial | nome usado em telas/impressos internos. |
| Segunda Linha Descrição | complemento da descrição na etiqueta. |
| Unidade | unidade de medida (UN, KG, CX…). Obrigatória e não muda depois do primeiro uso. |
| Grupo / Subgrupo / Classificação / Família | organização do produto para filtros e relatórios. |
| Ativo | SIM · NÃO. |
| Finalidade | obrigatória — define o tratamento fiscal (revenda, consumo, serviço…). |
| Tipo do Item | Mercadoria para Revenda · Matéria-Prima · Embalagem · Produto em Processo · Produto Acabado · Subproduto · Produto Intermediário · Material de Uso e Consumo · Ativo Imobilizado · Serviços · Outros insumos · Outras. |
| Modelo | modelo/variação do produto. |
Pesos e balança
| Campo | O que é |
|---|---|
| Peso Líquido / Peso Bruto (Kg) | pesos do produto. Obrigatórios (não podem ser nulos). Valores absurdos são recusados ("muito grande"). |
| Fator Caixa Peso | fator para converter entre caixa e peso. |
| Ler Peso da Balança / Enviar Produto para Balança | integração com balança. |
| PartNumber | part number do fabricante. |
Venda, compra e web
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Em Compras? / Em Vendas? | mostra (ou não) o produto nas telas de compra e de venda. |
| Mostrar na Compra / Mostrar na Venda | idem, no autocompletar. |
| Listar Preço? | inclui o produto na lista de preço. |
| Validade (Dias) | validade padrão do produto. Não muda depois do primeiro uso. |
| Mostrar na Web? | libera o produto no portal web. |
Unidade tributável
| Campo | O que é |
|---|---|
| Unidade Tributável | unidade usada na tributação da NF-e (pode diferir da unidade de venda). Obrigatória. |
| Conversão | fator entre a unidade de venda e a tributável. Deve ser maior que zero. |
| Tributada | marca se a unidade tributável é a que sai na nota. |
Aba: Preço
| Campo | O que é |
|---|---|
| Preço Mínimo para Compra | piso de compra (usado no controle de valor mínimo). |
| Preço Mínimo para a Venda | piso de venda. |
Os preços de venda em si ficam nas Tabelas de Preço (Cadastros → Produtos → Tabelas → Tabela de Preços). Aqui só ficam os mínimos.
Aba: Estoque
Controle de Estoque Físico e Fiscal
| Campo | O que é |
|---|---|
| Controla Estoque | NÃO PODE VENDER SEM ESTOQUE ou PODE VENDER SEM ESTOQUE. |
| Quantidade Mínima | dispara o aviso de estoque mínimo. |
| Conversão do Estoque | unidade e quantidade para converter o saldo. |
| Fechar Estoque | amarra o saldo deste produto ao de outro: NO MESMO PRODUTO ou EM OUTRO PRODUTO (informe o Código do outro produto, a Quantidade de Conversão e a Quantidade do Principal). |
⚠️ Um produto não pode fechar estoque nele mesmo, e se outros produtos já fecham estoque neste, o fechamento dele não pode ser alterado.
Itens
Grade dos produtos que convertem/fecham neste: Principal · Código · Qtde · Un · Nome = Qtde · Un · Nome. Imprimir Grade de dados gera o impresso.
Embalagens
| Campo | O que é |
|---|---|
| Embalagem | tipo de embalagem retornável (vasilhame) ligada ao produto. |
| Quantidade | quantas embalagens por unidade do produto (ex.: 1 Embalagem / 12 Kg = 0,08). |
Aba: Impostos
ICMS → Operação Própria
| Campo | O que é |
|---|---|
| Tipo Imposto (tributação) | DIFERIDO · INDUSTRIALIZADO · ISENTO · ST COBRADO ANTERIORMENTE · SUBSTITUTO TRIBUTÁRIO · TRIBUTADO · NÃO TRIBUTADO · OUTRAS · SUSPENSÃO. |
| % ICMS | alíquota da operação própria. Não pode passar de 100%. |
| Redução | percentual de redução da base. Se preencher a redução, preencha o imposto corretamente (o sistema avisa). |
| Class. Fiscal / Observação NF | texto que sai nos dados adicionais da nota. |
| Código CEST | Código Especificador da Substituição Tributária. |
| Código do Benefício Fiscal (cBenef) | código de benefício fiscal do estado. Procurar abre a busca. |
ICMS → Substituição Tributária
| Campo | O que é |
|---|---|
| Modalidade | 0 Margem Valor Agregado (%) · 1 Pauta (valor) · 2 Preço Tabelado Máx. (valor) · 3 valor da operação. |
| MVA | margem de valor agregado. |
| % ICMS ST | alíquota de ICMS ST. |
| Redução ST | redução da base de ST. |
Origem e tipo
| Campo | O que é |
|---|---|
| Origem | 0 Nacional · 1 Estrangeira - Importação Direta · 2 Estrangeira - Mercado Interno · 3 a 8 (conteúdo de importação, listas CAMEX). |
| Nome País | país de origem (obrigatório quando a origem é estrangeira / mude a origem). |
| Tipo do Produto | classificação para SPED. |
| Seu CST | mostra o CST calculado com a origem e a tributação selecionadas. |
No Regime Normal, o CST de ICMS combina o primeiro dígito da origem com os dois dígitos da tributação. Por exemplo: origem 2 + ISENTO (CST 40) = CST 240. A prévia Seu CST mostra essa combinação. Regras da operação, como UF e CFOP, também podem alterar a tributação aplicada na nota. Confirme a classificação correta do produto e da operação com o contador ou responsável fiscal.
IPI
| Campo | O que é |
|---|---|
| % IPI | alíquota. Tem que bater com o CST (CST que exige alíquota 0 não aceita valor; CST 50 exige > 0). |
| ST IPI Entrada / Saída | situação tributária de IPI na entrada e na saída. |
| Regime de Apuração de IPI | regime de apuração. |
PIS / COFINS
| Campo | O que é |
|---|---|
| ST PIS/COFINS Entrada / Saída | situação tributária — obrigatórias (entrada e saída). |
| % PIS/COFINS Entrada / Saída | alíquotas. Precisam bater com o CST (CST 01 exige alíquota > 0). |
| Cod Base de Cálculo | código da base. |
| Natureza da Receita | preencher só para CST 04, 05, 06, 07, 08 e 09. |
| Descrição de Crédito / Detalhamento de Crédito | dados de crédito de PIS/COFINS. |
ISS
% ISS — alíquota de ISS do produto (quando é serviço).
Reforma Tributária
| Campo | O que é |
|---|---|
| CBS Alíquota Padrão | alíquota da CBS. |
| IBS Alíquota Padrão | alíquota do IBS. |
| Código da Classificação Tributária (cClassTrib) | classificação tributária da Reforma. Procurar abre a busca. |
Aba: Serviços
| Campo | O que é |
|---|---|
| % ISS | alíquota de ISS do serviço. |
| Código do Serviço na Prefeitura | item da lista de serviços do município. Não preencha se for do Simples Nacional. |
Aba: Contábil / Fiscal
| Campo | O que é |
|---|---|
| Plano de Contas / Plano de Contas Contábeis | classificação contábil do produto. |
| Emite nota para esse item? / Esse item sairá na nota fiscal? | controla se o produto entra na NF-e. |
| Observação | observação fiscal do produto. |
| Código DIPAM | código DIPAM (SP) — SPDIPAM11 … SPDIPAM36. |
Aba: Fornecedores
Lista os fornecedores deste produto, com o código do produto no fornecedor e o último preço de compra — preenchida automaticamente pelas compras e editável.
Aba: Imagem
Carregar Imagem / Apagar Imagem — a foto do produto (catálogo, portal web, etiquetas).
Aba: Etiquetas/Rastreabilidade
| Campo | O que é |
|---|---|
| Rastreabilidade | SIM liga o controle de lote/rastreio para o produto, a partir da Data de Início. |
| Tabela de Valores Nutricionais | tabela nutricional impressa na etiqueta. |
| Validade (Dias) | validade para a etiqueta. |
| EAN (GTIN) | código de barras da etiqueta. |
| Peso Líquido na Quantidade? | usa o peso líquido como quantidade na etiqueta. |
| Segunda Linha Descrição | segunda linha de texto na etiqueta. |
Cadastro de Impostos (F9)
O botão Impostos (F9) abre o Cadastro de Impostos do produto — onde ficam as regras por UF, por operação e por NCM (alíquotas internas e interestaduais, MVA por estado, FCP, exceções). O que está na aba Impostos da ficha é o padrão; o Cadastro de Impostos é o detalhamento.
Ações em massa (menu / botão direito)
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Copiar Produto | cria um produto novo a partir deste. |
| Copiar Tributação para todos os Produtos com mesmo NCM | replica os impostos deste produto para todos os de NCM igual. |
| Atualizar Cadastro de Impostos com a Classificação dos Produtos | recalcula o Cadastro de Impostos a partir da classificação. |
| Classificação Tributária → Atualizar pela Tabela Padrão / por Planilha | aplica a classificação tributária em massa. |
| Classificação Tributária → Filtrar produtos sem Classificação | lista os pendentes. |
| Classificação de Produtos → Aplicar aos produtos filtrados | aplica uma classificação ao resultado do filtro. |
| Replicar dados para produtos de mesmo Imposto | Observação · Classificação Fiscal · Observação NF · Classificação Fiscal + Observação NF · Todos. |
| Benefício Fiscal (cBenef) → Atualizar em todos de mesmo NCM / de mesmo Imposto e no Cadastro de Impostos (só sem cBenef / sobrescrever todos) | preenche o cBenef em lote. |
| Importar Produtos | importa produtos de planilha. |
| Alterações em Lote | altera campos de vários produtos de uma vez. |
| Exportar impostos p/ o contador / Importar impostos do contador | troca a planilha de impostos com a contabilidade. |
| Observações fiscais internas | notas fiscais internas do produto (não saem na nota). |
| Exportar / Enviar por email | manda a grade para Excel ou e-mail. |
Validações — o que o sistema confere ao gravar (F11)
| Mensagem | Causa |
|---|---|
| "Código já utilizado em outro produto..." / "Código do produto não pode ser nulo!" | código repetido ou vazio. |
| "O NCM precisa ter 8 dígitos!" | NCM incompleto. |
| "EAN (GTIN) inválido!" / "Para a NFe só é permitido EAN (GTIN) 8, 12, 13, 14." | código de barras inválido. |
| "O nome do produto não pode ser nulo!" | descrição vazia. |
| "A unidade do produto não pode ser nula!" / "A unidade tributável não pode ficar em branco!" / "A conversão tributável deve ser maior que zero." | unidade / conversão tributável. |
| "É necessário escolher a finalidade do produto!" | finalidade vazia. |
| "O peso do produto não pode ser nulo!" / "Peso Líquido/Bruto muito grande!" / "Peso ... não aceito para a NF-e" | pesos. |
| "A origem do produto não pode ser nula!" / "Preencha corretamente o nome do país..." / "...ou mude sua origem!" | origem estrangeira sem país. |
| "O ICMS não pode ser maior que 100%!" | alíquota de ICMS. |
| "A alíquota do IPI/PIS/COFINS informada diverge do CST que exige alíquota 0!" / "CST 50 exige alíquota maior que 0!" / "CST 01 exige alíquota maior que 0!" | alíquota incompatível com o CST. |
| "É necessário preencher o CST de PIS/COFINS de Entrada / de Saída" | CST de PIS/COFINS. |
| "Você escolheu uma redução para o produto, preencha corretamente o Imposto!" | redução sem os demais campos. |
| "Erro no Fechamento do Estoque! Esse produto já está fechado em outro..." / "Este produto não pode ser escolhido por ser ele mesmo!" / "Outros produtos fecham o estoque nesse produto!..." | fechamento de estoque. |
Perguntas frequentes
Não achei o botão de excluir produto. Não existe: F4 desativa o produto (some das telas de compra/venda), mas o histórico continua. Para voltar, altere e ponha Ativo = SIM.
Não consigo mudar a unidade do produto. A unidade e a validade travam depois do primeiro uso do produto — para não bagunçar o estoque e as notas já emitidas. Se precisar mesmo, o caminho é criar um produto novo.
Onde coloco o preço de venda? Aqui só o preço mínimo. O preço de venda fica nas Tabelas de Preço.
A alíquota que coloquei aqui não é a que saiu na nota. A aba Impostos da ficha é o padrão. As regras por UF e NCM ficam no Cadastro de Impostos (botão F9) — é ele que manda na nota.
Tenho 200 produtos do mesmo NCM para tributar igual. Cadastre um, e use Copiar Tributação para todos os Produtos com mesmo NCM (ou as opções de Replicar dados / cBenef em lote).
"O NCM precisa ter 8 dígitos!" NCM na NF-e é sempre com 8 dígitos. Complete com zeros à direita conforme a tabela TIPI, ou consulte o NCM correto do produto.
Preciso rastrear lote deste produto. Aba Etiquetas/Rastreabilidade → Rastreabilidade = SIM e informe a Data de Início. A partir daí compras e vendas pedem o lote.