Para que serve
Use este guia para preparar, no RWA Sistema, a entrada ou a saída de um bem usado pela empresa, como um veículo, uma máquina ou um equipamento, e conferir os valores a pagar ou a receber relacionados à operação.
Antes de emitir, peça à contabilidade a orientação fiscal para o seu caso. Separe o cadastro das partes, a identificação do bem, os documentos disponíveis e os valores aprovados. A falta de uma nota antiga precisa ser analisada antes de criar uma nova entrada.
1. Entender ativo, passivo, entrada e saída
| Termo | O que significa neste procedimento |
|---|---|
| Ativo | Bens e direitos da empresa. Um veículo usado nas atividades pode ser classificado como ativo imobilizado, conforme o enquadramento contábil. |
| Passivo | Obrigações da empresa, como o saldo ainda devido pela compra ou pelo financiamento de um bem. |
| Entrada | O sentido da operação na nota fiscal. Pode corresponder, por exemplo, à aquisição de um bem. |
| Saída | O sentido da operação na nota fiscal. Pode corresponder, por exemplo, à venda de um bem. |
Na tela da nota, você trabalha com Entrada ou Saída. A expressão “nota de ativo/passivo” reúne assuntos diferentes: o bem é classificado no cadastro e pela contabilidade; a nota documenta a operação; o financeiro controla as obrigações e os recebimentos.
Exemplo: a empresa compra um veículo a prazo. O veículo pode integrar o ativo imobilizado, e as parcelas ainda devidas representam uma obrigação. Se a compra já foi totalmente paga, não existe saldo daquela compra a lançar novamente no Contas a Pagar.
O campo Ativo = SIM/NÃO dos cadastros indica se o registro está disponível para uso. Para classificar o bem, confira Tipo do Item = Ativo Imobilizado e a configuração fiscal correspondente.
2. Confirmar o que será feito
Peça à contabilidade estas definições antes de preencher a nota:
| Informação | O que precisa estar definido |
|---|---|
| Procedimento | Registrar uma nota existente, emitir uma entrada pela própria empresa ou emitir a saída do bem. |
| Pessoa | Quem deve constar como fornecedor ou destinatário, com CPF/CNPJ, endereço e inscrição estadual quando aplicável. |
| Datas e documentos | Data correta da emissão e da entrada/saída, documentos que comprovam a operação e referências exigidas. |
| Valores | Valor que deve constar na nota e eventuais frete, desconto ou despesas. O valor da venda pode ser diferente do custo de aquisição e do valor contábil do bem. |
| Classificação fiscal | NCM, origem, CFOP, natureza da operação, CST/CSOSN, demais classificações e tributos aplicáveis. |
| Identificação e textos | Características do bem e informações complementares que precisam constar no documento. |
| Financeiro | Existência de valor realmente a pagar ou a receber, parcelas, vencimentos e classificação no plano de contas. |
Como referência de nomenclatura, os códigos 1.551/2.551 tratam de compra de bem para o ativo imobilizado e 5.551/6.551, de venda de bem do ativo imobilizado. A contabilidade deve confirmar se esses códigos se aplicam à operação, à UF e às condições do seu caso. Eles não definem, sozinhos, os impostos ou a possibilidade de emitir uma entrada.
Qual caminho abrir?
| Situação confirmada | Caminho no RWA Sistema |
|---|---|
| Você recebeu a nota do fornecedor e precisa registrá-la | Movimentos → Notas Fiscais de Terceiros. Prefira Importar XML, quando disponível. Para digitação, veja Notas Fiscais de Terceiros. |
| A contabilidade confirmou que a própria empresa deve emitir uma NF-e de entrada | Movimentos → Faturamento → Contra-Nota [Entrada]. Siga o passo 5 deste guia. |
| A empresa vai emitir a NF-e de venda do bem diretamente, sem pedido | Movimentos → Faturamento → Notas Fiscais de Saída. Siga o passo 6 deste guia. |
O bem é antigo e a nota original não foi localizada?
Primeiro, procure os documentos com o fornecedor, a contabilidade e nos arquivos ou sistemas anteriores. Entregue à contabilidade o que foi encontrado e peça a definição do procedimento para a ausência do original.
Uma nota emitida agora é um novo documento: ela não recupera a nota antiga. Não crie uma entrada apenas porque o original está ausente. Confirme se a nova emissão é cabível, qual pessoa deve constar, quais datas e valores usar e quais documentos mencionar. Não invente chave de acesso ou numeração anterior, nem preencha uma data antiga para tentar reproduzir a aquisição.
Para um bem já pertencente à empresa, uma venda não exige automaticamente que você emita antes outra entrada. Essa necessidade deve ser confirmada para o caso concreto.
3. Cadastrar o bem como produto
- Acesse Cadastros → Produtos → Inclusão / Alteração.
- Pesquise se o bem já está cadastrado.
- Se precisar de um cadastro novo, pressione Incluir (F1).
- Informe uma descrição que identifique o bem, como VEÍCULO UTILITÁRIO — BEM 01. Use um cadastro por bem quando precisar distinguir veículos ou equipamentos individualmente.
- Preencha a unidade, o NCM, a finalidade, a origem e os demais campos obrigatórios, conforme a orientação recebida.
- Confira Tipo do Item = Ativo Imobilizado, quando essa for a classificação definida pela contabilidade.
- Revise os impostos aplicáveis à entrada e à saída.
- Pressione Gravar (F11).
Consulte Cadastro de Produtos para os demais campos. O cadastro Ativo = SIM apenas mantém o produto disponível; ele não substitui a classificação do tipo do item.
4. Conferir CFOP e operação
- Acesse Cadastros → Tabelas Auxiliares → CFOP.
- Localize o CFOP e o dígito complementar indicados para a operação.
- Confira a natureza da operação, o tipo Entrada/Saída e os impostos.
- Confira a opção CFOP de Ativo Fixo? com a contabilidade. Quando indicada para a operação de imobilizado, use SIM.
- Se o fluxo utilizar uma operação cadastrada, acesse Cadastros → Financeiro → Operações.
- Confira o CFOP vinculado, os efeitos de estoque e financeiro e o plano de contas.
Se faltar uma configuração, peça a revisão antes de emitir. Alterar um CFOP ou uma operação compartilhada pode afetar outros lançamentos. Consulte Cadastro de CFOP e Cadastro de Operações.
5. Emitir a nota de entrada pela própria empresa
Use este passo depois de confirmar que a emissão própria de entrada é o procedimento adequado.
- Acesse Movimentos → Faturamento → Contra-Nota [Entrada].
- Pressione Incluir (F1).
- Abra Cabeçalho da Nota [Alt+C].
- Selecione em Fornec. a pessoa definida para a operação. Confira documento, endereço, UF e inscrição estadual. Não selecione a própria empresa por suposição.
- Confira série, número, datas, tipo de entrada e finalidade da NF-e. Uma aquisição de ativo, por si só, não significa que a finalidade seja Ajuste, Complementar ou Devolução.
- Informe o CFOP, seu dígito complementar e a natureza aprovados para a entrada.
- Abra Detalhamento dos Produtos (Itens) [Alt+I].
- Clique em Incluir Item (Alt+F1) e selecione o bem cadastrado.
- Informe a quantidade e o valor unitário. Para um veículo individual, normalmente será uma unidade; confira a unidade e o valor orientados.
- Confira NCM, CFOP e os campos nas abas de impostos do item.
- Preencha as características do bem conforme o passo 7 e clique em Gravar Item (Alt+F11).
- Confira transporte, frete, volumes e pagamento, quando aplicáveis, e as informações complementares da nota.
- Clique em Gravar (F9) para salvar sem transmitir.
- Faça a conferência do passo 9 antes de usar Emitir (F11).
Veja também o manual de Contra-Nota de Entrada.
6. Emitir a nota de saída do bem
Para uma venda que já foi lançada em pedido, gere a nota pelo próprio pedido. Para emissão direta, siga estes passos:
- Acesse Movimentos → Faturamento → Notas Fiscais de Saída.
- Pressione Incluir (F1).
- Abra Cabeçalho da Nota [Alt+C] e selecione o comprador em Cliente.
- Confira documento, endereço, UF, inscrição estadual e tipo de contribuinte do destinatário.
- Confira série, número, datas e finalidade da nota conforme a operação definida.
- Informe o CFOP de saída e a natureza aprovados pela contabilidade.
- Abra Itens [Alt+I] e clique em Incluir Item (Alt+F1).
- Selecione o bem, informe quantidade e valor da venda e confira os impostos do item. Não copie automaticamente o valor de uma entrada antiga.
- Preencha as características do bem conforme o passo 7 e clique em Gravar Item (Alt+F11).
- Confira pagamento, vencimento, transporte, frete e demais valores aplicáveis.
- Em Outras Informações [Alt+U], confira os textos e documentos referenciados exigidos pela operação.
- Clique em Gravar (F9) para salvar sem transmitir.
- Faça a conferência do passo 9 antes de usar Emitir (F11).
Veja também Notas Fiscais de Saída.
7. Informar marca, modelo, chassi e outras características
O procedimento é o mesmo na nota de entrada e na nota de saída:
- Na área de itens, selecione o bem.
- Se o item já estiver gravado, clique em Alterar Item (Alt+F2).
- Clique em Detalhes do Item — F8.
- Na janela DADOS ADICIONAIS DO PRODUTO, informe as características solicitadas. O campo aceita até 500 caracteres.
- Clique em Fechar.
- Clique em Gravar Item (Alt+F11).
- Salve a nota com Gravar (F9) e confira os dados na prévia do DANFE.
Exemplo fictício de estrutura: “Marca: Exemplo; Modelo: Utilitário; Ano/modelo: conforme documento; Placa: conforme documento; Chassi: conforme documento; Renavam: conforme documento.” Substitua os textos pelos dados verdadeiros do bem e use apenas as informações solicitadas para a operação.
Esses dados integram as informações adicionais do produto. O botão Observações (Alt+O) trata dos textos gerais da nota. Os impostos são conferidos nas abas próprias do item.
8. Conferir o passivo e os recebimentos
A NF-e e o título financeiro precisam corresponder ao que realmente aconteceu. A emissão da nota não substitui a classificação contábil, o controle de depreciação ou a baixa patrimonial do bem pela contabilidade.
| Situação | O que conferir |
|---|---|
| Compra com parcelas ainda devidas | No Financeiro → Contas a Pagar, procure o fornecedor e confira se já existem títulos relacionados. Compare saldo, parcelas e vencimentos com a obrigação real. |
| Compra antiga já paga | Não crie uma dívida novamente para representar o valor da nota. Se aparecer uma cobrança duplicada, peça a conferência dos vínculos antes de alterar ou baixar. |
| Bem financiado | Confira com a contabilidade quem é o credor e quais parcelas ainda estão devidas. O vendedor do bem e o credor do financiamento podem ser pessoas diferentes. |
| Venda a prazo | No Financeiro → Contas a Receber, procure o comprador e confira o valor e os vencimentos, inclusive se o pedido já gerou os títulos. |
| Venda já recebida | Confira o registro e a baixa do recebimento existente, evitando criar uma segunda cobrança ou uma segunda entrada de caixa. |
Consulte o Contas a Pagar e o Contas a Receber para inclusão, baixa e estorno. Se precisar lançar um título avulso, confirme antes que ele ainda não existe e use o saldo, o credor/devedor e a classificação definidos para o caso.
9. Conferir, transmitir e acompanhar
- Reabra a nota gravada e confira a empresa emitente e o sentido Entrada/Saída.
- Confira pessoa, série, datas, CFOP, natureza e finalidade.
- Confira descrição, identificação do bem, unidade, quantidade e valor.
- Confira impostos, totais, transporte, pagamento, observações e referências.
- Abra Pré DANFE e revise a apresentação, inclusive as características do item.
- Resolva as dúvidas com a contabilidade antes de transmitir.
- Clique em Emitir (F11) quando a conferência estiver concluída.
- Acompanhe a autorização em Movimentos → Faturamento → Controle de NF-e. Uma nota apenas gravada ou em processamento ainda não está autorizada.
- Depois da autorização, guarde o XML e o DANFE e encaminhe os documentos à contabilidade.
- Confira os títulos financeiros e os demais registros relacionados à operação.
Se houver rejeição, leia o motivo no Controle de NF-e e corrija a causa. Se a nota já estiver autorizada, procure orientação sobre a correção cabível antes de tentar emitir outra.
Perguntas frequentes
Existe uma opção “nota de passivo”?
Nas telas deste guia, a nota é de entrada ou de saída. O passivo corresponde à obrigação, tratada no financeiro e na escrituração contábil. A dívida, sozinha, não define uma nova emissão de NF-e.
Preciso emitir uma entrada para conseguir vender um bem antigo?
Peça a análise da contabilidade considerando os documentos e os registros existentes. A ausência da nota antiga não determina automaticamente uma nova entrada. Depois de definido o procedimento, use a tela correspondente.
Posso usar 1.551 na entrada e 5.551 na saída em qualquer caso?
A contabilidade deve confirmar os códigos e os impostos para cada operação. A UF, a natureza do fato e o enquadramento do bem podem mudar o tratamento. Os códigos apresentados neste guia são referências de nomenclatura.
O veículo deve ser cadastrado no menu de transportes?
Para incluí-lo como item da nota, use o Cadastro de Produtos. O cadastro usado para transporte e MDF-e tem outra finalidade.
Onde coloco o chassi?
Selecione o item e abra Detalhes do Item — F8. Preencha DADOS ADICIONAIS DO PRODUTO, feche e grave o item. Confira o resultado na prévia do DANFE.
O bem está totalmente depreciado. Posso colocar valor zero na venda?
Informe o valor da operação aprovado para a nota. O valor contábil após a depreciação e o preço de venda são informações diferentes; confirme o tratamento com a contabilidade.
Referências e outros manuais
Conceitos de ativo e passivo: CPC 00 (R2), capítulo 4. Nomenclatura dos CFOPs citados: Tabela de CFOP — RICMS/SP, Anexo V. A aplicação fiscal depende da legislação da UF e da análise da operação.
Para emissão pela internet, consulte Notas Avulsas no RWA GO. Os caminhos e as teclas deste guia correspondem ao RWA Sistema.