Como lançar entradas para o SPED Fiscal

Para que serve

Use este roteiro quando as notas aparecem na manifestação, mas faltam nas entradas do SPED, ou para organizar o fechamento das compras e do estoque fiscal.

A manifestação registra eventos na SEFAZ. A importação ou digitação registra a nota de entrada no RWA Sistema. O Estoque Fiscal registra o saldo do mês. São etapas diferentes.

O bloco C reúne os documentos fiscais lançados; o bloco H recebe o inventário próprio gravado, quando selecionado; o bloco K apura estoques e, quando selecionados, registros de industrialização. Marcar o bloco K ou ajustar um saldo não cria as notas de entrada do bloco C.

1. Escolha o caminho da entrada

Situação	Caminho no sistema
NF-e brasileira do fornecedor, com XML baixado ou recebido	Importar XML como nota de terceiros.
Documento do fornecedor a registrar manualmente	Notas Fiscais de Terceiros → Inclusão / Alteração.
NF-e de produtor que deve originar uma contranota própria	Contra-Nota Produtor [Manifestação], conforme orientação fiscal.
A empresa deve emitir sua própria NF-e de entrada	Contra-Nota [Entrada], digitada ou gerada pelo Pedido de Compra.
Cliente devolveu mercadoria vendida	Devolver Nota (Criar Entrada), quando couber emissão própria; nota emitida pelo cliente pode entrar como terceiros.
Compra do exterior	NF-e de Importação Direta, com os dados aduaneiros.

A contabilidade define qual documento e tratamento cabem à operação. Não importe a mesma operação como terceiros e também emita contranota sem conferir o procedimento fiscal, para evitar duplicidade.

2. Importar o XML do fornecedor

1. Selecione a empresa destinatária da nota.
2. Abra Movimentos → Notas Fiscais de Terceiros → Importar XML.
3. Informe o período e clique em Carregar XML Download para os arquivos já baixados na manifestação. Confira os filtros Não carregar NF-e de produtor e Carregar apenas NF-e confirmadas: eles podem esconder notas do período.
4. Se o fornecedor enviou o arquivo, informe a Pasta e clique em Carregar XML Pasta.
5. Se aparecer NC no fornecedor, dê duplo clique na nota e confira o cadastro aberto com os dados do XML.
6. Selecione a nota e faça o de/para dos produtos na lista de itens, conforme a seção seguinte.
7. Confira empresa, fornecedor, datas, quantidades, totais, CFOP e tributação da entrada.
8. Confira todas as notas prontas da lista e clique em Importar NFe Entrada. A rotina processa as notas prontas carregadas; apenas carregar os XMLs não conclui a entrada.
9. Abra Movimentos → Notas Fiscais de Terceiros → Inclusão / Alteração e confira as notas efetivamente gravadas e o resultado das falhas, se houver.

Na manifestação, Importação de XML → Importar Notas de Terceiros abre a mesma rotina. Mostrar Notas Sem Entrada ajuda a localizar documentos que ainda precisam de lançamento. O download da manifestação considera notas autorizadas; confira a situação antes de usar arquivos recebidos por pasta.

Detalhes: Importar XML e Manifestação de Destinatário.

3. Por que fazer o de/para e como preencher

O fornecedor usa seus próprios códigos e unidades. O de/para informa qual produto do seu cadastro corresponde ao item recebido e como converter a quantidade. Isso permite reunir entradas, saídas e saldos sob o mesmo produto, sem criar outro cadastro só porque o fornecedor usa um código diferente.

1. Selecione a nota na importação e dê duplo clique no item em ITENS DA NOTA.
2. Na janela Produtos Fornecedores, confira PRODUTO DO SEU FORNECEDOR.
3. Em SEU PRODUTO, escolha o código correspondente do seu cadastro. Cadastre o produto primeiro se ainda não existir.
4. Confira unidades e as duas Quantidades da conversão. Se ambas usam a mesma unidade, a relação usual é 1 para 1.
5. Exemplo fictício: se 1 caixa do fornecedor equivale a 20 kg do seu produto, informe 1 na quantidade do fornecedor e 20 na quantidade do seu produto. Assim, 3 caixas viram 60 kg. Use o peso real da embalagem da operação.
6. Confira o CFOP da entrada e os dados fiscais com a orientação da contabilidade.
7. Clique em Gravar (F11) e repita para os itens pendentes.
8. De volta à importação, confira Nosso Código, Nosso Produto e as quantidades convertidas antes de importar.

O vínculo fica guardado por fornecedor, filial e código do item. Nas próximas notas, confira a correspondência e a embalagem: mudanças exigem revisar o de/para. O código correto com uma conversão errada também produz saldo errado.

4. Digitar uma nota do fornecedor

1. Abra Movimentos → Notas Fiscais de Terceiros → Inclusão / Alteração.
2. Clique em Incluir (F1) e informe o fornecedor e os dados do documento: modelo, série, número, emissão e entrada. Para NF-e modelo 55, informe a chave válida.
3. Lance os itens com produtos do seu cadastro, quantidades, unidades e valores conferidos contra o documento.
4. Confira CFOP, impostos, total e pagamento.
5. Clique em Gravar (F9) e localize a nota na aba Tabela.

Esse caminho registra um documento existente do fornecedor; não emite outra NF-e por ele. Prefira o XML quando disponível. Detalhes: Notas Fiscais de Terceiros.

5. Gerar contranota a partir da NF-e do produtor

1. Confira o cadastro do fornecedor como produtor rural e o XML baixado na manifestação.
2. Abra Movimentos → Faturamento → Contra-Nota Produtor [Manifestação].
3. Informe De / Até e clique em Filtrar / Carregar.
4. Confira o fornecedor em Cliente / Fornecedor (F4) e faça o De-Para Produto de cada item pendente.
5. Confira Nosso Cód., Nossa Descrição e Nossa Qtde e marque as notas prontas.
6. Clique em Gerar Contra-Notas e confira o resultado.
7. Abra Movimentos → Faturamento → Contra-Nota [Entrada], localize as notas próprias geradas, confira os dados e emita as que estiverem pendentes com Emitir (F11).
8. Acompanhe a autorização em Movimentos → Faturamento → Controle de NFe.

A rotina cria uma nota própria, com numeração da empresa e referência à NF-e do produtor. A emissão gerada usa a data atual; não gera automaticamente uma nota no mês antigo do XML. Para documentos de períodos anteriores, defina o procedimento com a contabilidade antes de emitir.

Detalhes: Contra-Nota Produtor pela Manifestação.

6. Emitir uma contranota própria, digitada ou pelo pedido

1. Quando a operação exigir emissão própria, abra Movimentos → Faturamento → Contra-Nota [Entrada].
2. Clique em Incluir (F1) e preencha fornecedor, datas, CFOP, natureza e demais dados da operação.
3. Inclua os produtos, quantidades, valores, impostos e referências necessárias.
4. Use Gravar (F9) para guardar; Emitir (F11) inicia a emissão. Confira a autorização no Controle de NFe.

Se a compra já estiver lançada, abra Movimentos → Compras → Pedidos de Compra, localize o pedido e use ContraNota (Alt+F). Confira a pergunta de criação, as referências solicitadas e o resultado no Controle de NFe. A operação do pedido precisa permitir a geração da nota.

Para reunir pedidos em uma nota, use Movimentos → Compras → Agrupar Pedidos:

1. Informe os filtros e clique em Consultar.
2. Marque os pedidos em Sel., confira fornecedor, empresa e Total Selecionado e clique em Gerar NF-e.
3. Em Dados da Nota, confira fornecedor, natureza, meio e forma de pagamento, confirme a emissão e acompanhe a autorização no Controle de NFe. Veja Agrupar Pedidos de Compra.

Só o Pedido de Compra, mesmo com número de nota informado, não substitui o lançamento fiscal. O pedido controla a compra; o SPED usa o documento fiscal. Consulte Contra-Nota de Entrada e Pedidos de Compra.

7. Outras entradas com procedimento próprio

Devolução de venda: abra Movimentos → Controle de Devoluções → Devolver Nota (Criar Entrada), localize a venda original, confira os produtos e quantidades devolvidos, as referências e os impostos e use Emitir (F11). Acompanhe a autorização. Se o cliente emitiu a nota de devolução, confira o lançamento dela como terceiros. Veja Devoluções.

Importação do exterior: abra Movimentos → Comércio Exterior → NF-e de Importação Direta, preencha os dados da operação, itens, impostos e informações aduaneiras e confira a emissão própria e sua autorização. Siga o tutorial de Comércio Exterior.

Bens do ativo: registre a nota existente como terceiros ou emita uma entrada própria somente quando cabível. O documento pode integrar o SPED, mas não deve virar saldo de mercadoria para revenda por esse motivo. Consulte Notas de bens do ativo.

8. Gravar o estoque fiscal do mês

1. Conclua e confira primeiro os lançamentos fiscais de entrada e saída.
2. Abra Movimentos → Estoque → Estoque Fiscal e clique em Alterar (F2).
3. Informe Mês / Ano do saldo final a registrar. Exemplo: 09/2026 representa o fechamento de setembro; para iniciar setembro com um saldo, registre o saldo final de 08/2026.
4. Use Buscar Dados para carregar um período já gravado e conferir o que existe.
5. Use Gerar Estoque quando quiser recalcular pelos movimentos fiscais. Se houver itens, o sistema avisa que a geração substituirá os itens do mês; confira antes de confirmar.
6. Confira produto, unidade, quantidade, Vl. Unitário e Posse do Item. Corrija o saldo com base na conferência e na orientação contábil, incluindo produtos faltantes quando necessário.
7. Clique em Gravar (F11).
8. Para verificar a gravação, use Alterar (F2), informe o mesmo mês e clique em Buscar Dados.

Gravar o estoque não cria notas, itens de compra ou créditos de impostos. O saldo anterior e os movimentos elegíveis formam o estoque calculado; CFOP, finalidade do produto e situação da nota interferem. Se corrigir notas de mês já fechado, confira e refaça os saldos afetados em ordem. Veja Estoque Fiscal.

9. Gerar e conferir o SPED

1. Abra Arquivo → Exportar → SPED → SPED Fiscal na empresa correta.
2. Informe Data Inicial / Data Final do período. No gerador atual, a seleção das notas usa a data de emissão.
3. Configure Apurar Bloco K e Enviar inventário padrão :: estoque próprio (Bloco H) conforme a orientação da contabilidade. Para o bloco H, confira também o mês/ano de referência do inventário, que pode ser diferente do mês de apuração.
4. Clique em Gerar SPED e confira a confirmação de arquivo salvo e as pendências.
5. Importe o arquivo no PVA e confira as entradas e os saldos com a contabilidade antes de transmitir.

Perguntas frequentes

Dei ciência ou confirmei. Já entra no SPED? Não. Conclua o lançamento fiscal por um dos caminhos acima. Ciência automática também não lança entradas.

Marquei o bloco K e faltam notas. Confira o bloco C e os lançamentos fiscais; o bloco K não é uma opção de importação de notas.

A nota própria está só gravada ou rejeitada. Gravar, gerar e autorizar são etapas diferentes. Confira a situação no Controle de NFe antes do fechamento. Canceladas têm tratamento próprio e não representam compras válidas para o saldo.

O estoque ficou negativo. Confira entradas ausentes, saldo inicial, produto do de/para, conversões, CFOP e finalidade dos itens antes de ajustar o saldo.

O Contas a Pagar aparece automaticamente? A escrituração fiscal e o financeiro são conferências separadas. A nota importada guarda parcelas; use as ações da nota ou o pedido de compra conforme o fluxo adotado, conferindo vínculos para evitar títulos duplicados. Veja Parcelas da Nota.